Stellvertretende Leitungen mit unklarem Profil

Was lösen ungeklärte stellvertretende Leitungen aus?

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Obwohl in Organisationen Stellvertretungen der Führungskräfte benannt werden, ist der nächste Schritt einer klaren Vereinbarung über die Aufgaben und Veranwortungsübernahme eher die Ausnahme. Die Rolle, der Aufgabenbereich und die Abgrenzung der Verantwortlichkeit zwischen Führung und Stellvertretung ist oft „schwammig“ geregelt.

Als Puffer zwischen MitarbeiterInnen und Führungskraft sind für die StellvertreterInnen Mißverständnisse und Konflikte oft vorprogrammiert. Wenn keine klaren Vereinbarungen getroffen werden fehlt die klare Orientierung: WAS? WELCHE Aufgaben genau von der Leitungsfunktion auf die Stellvertretung in Anwesenheit oder auch in Abwesenheit übertragen werden. Die Funktion Stellvertretung hat selten eine „Funktionsbeschreibung“.

Stellvertretungen in der Linie (Führungskraft wird von MitrbeiterIn vertreten) haben viele „Teilrollen“ im Alltag: Vielfach sind sie Vertrauenspersonen für die Führungskräfte, sie sind KollegInnen (symmetrische Beziehung) und sie sind MitarbeiterInnen. Klar zu vereinbaren (schriftlich) zwischen Führung und Stellvertretung ist die Übernahme von Verantwortung bei Abwesenheiten der Führung oder auch Teilverantwortungen in Anwesenheit der Leitung. Der nächste Schritt ist dies den MitarbeiterInnen zu kommunizieren. In der Praxis handelt es sich oft um eine reine Abwesenheitsvertretung zu 100 % oder eingeschränkt.

Ungeklärte Fragen, die sich StellvertreterInnen aus der Verwaltung in einem meiner Seminaren stellten:

• Wer hat (unausgesprochene) Erwartungen an mich als StellvertreterIn?
• Welche Erwartungen haben die verschiedenen Gruppen/Personen z.B. KollegInnen,
Führungskräfte an mich? An mein Verhalten? An mein fachliches Wissen? An die Gestaltung der Kommunikation?
• Welche Interessen vermute ich hinter den Erwartungen?
• Welche Handlungen resultieren aus diesen Erwartungen?
• Was muss ich mit wem klären?
• Was kann passieren, wenn ich nichts kläre?
• Gibt es Leitungsaufgaben, die ich dauerhaft wahrnehmen kann/soll/will?
• Was glaube ich, erwarten andere MitarbeiterInnen anderer Abteilungen, die von meinem
Handeln betroffen sind?
• Was glaube ich, erwartet die Führungsspitze, wie Führungsaufgaben auf Zeit
wahrgenommen werden sollen?

Das Thema Vertretungsregelungen ist eine Aufgabe der Personalentwicklung, hier Muster und Themen als Support für die Führungskräfte anzubieten im Sinne einer Professionalisierung dieser Zusammenarbeit ist empfehlenswert.